El análisis o estudio de viabilidad de un proyecto suele preceder a la fase de puesta en marcha de este, evaluando sus motivaciones y su conveniencia.
Las valoraciones que contiene no sustituyen en modo alguno a las que se produzcan en la fase de planificación. En todo caso, son la premisa de la fase de planificación y tienen como único objetivo decidir si se lanza o no el proyecto.
El análisis de viabilidad de un proyecto se realiza partiendo de datos y estimaciones a nivel macro para no comprometer un tiempo y unos recursos excesivos, y la elaboración del estudio se basa en una estructura básica independiente del tipo de proyecto, ya que debe ser capaz de soportar y fundamentar:
- la comparación entre proyectos similares con vistas a la gestión/selección de la cartera
- la evaluación de la contribución de cada proyecto a la actividad de la empresa;
- la identificación de una correcta asignación de las inversiones;
- la sostenibilidad de los flujos de caja asociados a cada proyecto.
Estructura del documento
El documento está estructurado de la siguiente manera
Especificación del alcance del proyecto (scope)
El propósito de esta sección es definir las necesidades que el proyecto pretende satisfacer y las motivaciones de las que surge, así como las áreas de negocio en las que impactará. También se especifican los resultados esperados del proyecto y la funcionalidad básica de cada uno de ellos.
Macro-Requisitos
En esta sección se especifican las características y requisitos de alto nivel (funcionales, técnicos y de calidad) que debe cumplir cada entregable para poder ser implementado.
Estrategia
Esta sección define el enfoque que adoptará para desarrollar el proyecto y cumplir los requisitos. El director del proyecto debe tener la capacidad de determinar hasta qué punto el proyecto será capaz de cumplir con el proyecto.
Estimaciones iniciales
En este apartado se plantea una primera definición de las actividades a realizar basada en datos históricos o en la opinión de expertos. Sobre esta base, se definen el tiempo y el coste que conlleva.
Evaluación
Esta es la sección más importante del documento, en la que se lleva a cabo el análisis del presupuesto global del proyecto y la sostenibilidad del flujo de caja. El núcleo de esta evaluación de la viabilidad es el caso de negocio en el que se evalúa la utilidad real del proyecto.
Conclusiones
En esta sección se exponen las consideraciones de los principales interesados, se evalúan las posibles alternativas y las opciones de compra y, por último, se decide si se aprueba o no el proyecto.
Una vez aprobado el proyecto, el análisis de viabilidad será la base para construir la hoja de ruta del proyecto y designar al director del Proyecto que, partiendo de las indicaciones generales contenidas en el mismo, deberá desarrollar el plan del proyecto que permita comprobar la fiabilidad del análisis realizado.
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